Toptan kahve alırken aylık sipariş miktarı, tahmini müşteri sayısına göre değil gerçek günlük fincan adedi, içecek başına kullanılan kahve gramajı, çalışma günü ve operasyon firesi üzerinden hesaplanmalıdır. En pratik yöntem, günlük toplam kahve tüketimini gram cinsinden bulup aylık çalışma günüyle çarpmak ve ardından makul bir güvenlik payı eklemektir.

Aylık toptan kahve ihtiyacını hesaplamanın temel formülü

Bir kafe, restoran, otel veya ofis için aylık çekirdek ihtiyacı şu şekilde hesaplanabilir:

 

Aylık kahve ihtiyacı (kg) = Günlük fincan sayısı × Fincan başına kullanılan kahve (g) × Aylık çalışma günü / 1.000

 

Daha gerçekçi sipariş miktarı için buna değirmen ayarı, yanlış hazırlanan içecekler ve günlük operasyon kaynaklı kayıplar için küçük bir fire payı eklenebilir.

 

Planlanan sipariş miktarı = Teorik aylık tüketim + operasyon payı

 

Buradaki amaç gereğinden fazla kahve stoklamak değil, işletmenin normal tüketimini karşılayacak ve siparişler arasında ürünün bitmesini önleyecek bir miktar belirlemektir.

 

Aylık sipariş miktarını doğru belirlemek için kasa satış verileri ile gerçek çekirdek tüketimini birlikte değerlendirmek gerekir.

Önce günlük kaç fincan kahve sattığınızı bulun

Mevcut bir işletme için en güvenilir başlangıç noktası geçmiş satış verileridir. Kasa veya POS sisteminden günlük espresso bazlı içecek adetlerini kontrol edin.

 

Örneğin günlük ortalama:

 

• 30 espresso,


• 40 americano,


• 70 latte ve cappuccino


•  

 

satılıyorsa espresso çekirdeği kullanan toplam içecek sayısı yaklaşık 140 fincandır.

 

Her ürün aynı kahve gramajıyla hazırlanıyorsa hesap doğrudan yapılabilir. Farklı reçeteler kullanılıyorsa her içecek grubu ayrı hesaplanmalıdır.

Fincan başına kullanılan gramaj neden bu kadar önemli?

Aynı sayıda içecek satan iki kafe farklı miktarda kahve tüketebilir. Bunun temel nedenlerinden biri espresso reçetesindeki doz farkıdır.

 

Örneğin günlük 100 kahve hazırlayan iki işletmeden biri shot başına 17 gram, diğeri 20 gram kullanıyorsa aylık tüketimleri aynı olmayacaktır.

 

Bu nedenle aylık toptan kahve siparişini hesaplarken “günde 100 kahve satıyorum” bilgisi tek başına yeterli değildir.

 

Gerçek reçete gramajınızı tartarak öğrenin.

100 fincan günlük satışta aylık kaç kg kahve gerekir?

Tamamen hesaplama örneği olarak, günde 100 espresso bazlı içecek sattığınızı ve her içecekte 18 gram kahve kullandığınızı varsayalım.

 

100 × 18 g = günlük 1.800 g kahve

 

Bu da günlük yaklaşık 1,8 kg çekirdek tüketimi anlamına gelir.

 

İşletme ayda 30 gün açıksa:

 

1,8 kg × 30 gün = 54 kg teorik aylık tüketim

 

Buna operasyon sırasında oluşan gerçek fire ayrıca eklenmelidir. Böyle bir işletmenin 20 kg'lık tek siparişle bütün ayı çıkarması beklenemez; teslimatların aylık tüketime göre planlanması gerekir.

50 fincan günlük satışta kaç kilogram gerekir?

Aynı 18 gramlık örnek reçetede:

 

50 × 18 g = 900 g günlük tüketim

 

30 günlük bir ayda teorik olarak:

 

0,9 kg × 30 = 27 kg

 

kahve kullanılır.

 

Bu hesap yalnız içeceğe giren çekirdeği gösterir. Değirmen ayarı ve diğer kayıplar dahil değildir.

Yeni açılan kafede satış verisi yoksa nasıl hesap yapılır?

Yeni bir kafenin en zor noktası gerçek satış geçmişinin bulunmamasıdır. Böyle bir durumda aylık sipariş miktarını kesin rakam gibi görmek yerine başlangıç tahmini olarak ele almak gerekir.

 

Şu bilgiler kullanılabilir:

 

• Beklenen günlük müşteri sayısı,


• Kahve satın alması beklenen müşteri oranı,


• Menüde espresso bazlı içeceklerin ağırlığı,


• İçecek başına kullanılan kahve gramajı,


• Ayda kaç gün açık olunacağı.


•  

 

İlk haftalardan sonra tahmini hesap bırakılmalı ve gerçek çekirdek tüketimi ölçülmelidir.

 

Yeni işletmelerde başlangıçta birkaç aylık stok yapmak yerine, daha küçük ve düzenli toptan kahve siparişleriyle gerçek tüketimi görmek daha kontrollü olabilir.

Satış adedinden değil torba tüketiminden de hesap yapabilirsiniz

İşletme halihazırda çalışıyorsa daha basit bir yöntem de kullanılabilir: açılan kahve paketlerinin sayısını takip etmek.

 

Örneğin haftada ortalama 8 adet 1 kg kahve paketi açılıyorsa:

 

8 kg × yaklaşık 4 hafta = aylık yaklaşık 32 kg

 

tüketim görülür.

 

Ancak bu yöntem yalnız satılan kahveyi değil ayar firesini ve operasyon kayıplarını da içerdiği için bazı işletmeler açısından teorik fincan hesabından daha gerçekçi olabilir.

En doğru yöntem: iki hesabı karşılaştırın

TUX Coffee için toptan kahve planı hazırlanırken işletmenin iki ayrı veriyi birlikte kullanması daha faydalıdır:

 

1. Teorik tüketim: Satılan fincan × reçete gramajı.


2. Gerçek tüketim: Ay içerisinde açılan ve kullanılan toplam kahve kilogramı.


3.  

 

Aralarında sürekli büyük fark varsa işletmede ayar firesi, yanlış hazırlanan ürünler veya stok takibi açısından incelenmesi gereken bir durum olabilir.

 

Reçete gramajı ile açılan paket sayısını birlikte takip etmek aylık gerçek tüketimi daha doğru gösterir.

Fire oranı aylık siparişi ne kadar değiştirir?

Profesyonel espresso operasyonunda kahvenin tamamı satışa dönüşmez. Değirmen ayarı, sabah kalibrasyonu, reçete kontrolü, dökülme ve yanlış içecek hazırlama gibi nedenlerle kayıp oluşabilir.

 

Bu nedenle teorik tüketim ile gerçek tüketim arasında fark bulunması normaldir.

 

Ancak her işletmeye uygulanabilecek sabit bir fire yüzdesi vermek doğru değildir. En doğru yöntem, bir veya iki aylık dönemde:

 

• depoya giren kahveyi,


• ay sonunda kalan stoğu,


• satılan fincan adedini


•  

 

karşılaştırarak kendi işletmenizin gerçek kayıp oranını bulmaktır.

Aylık kahve tüketimi stok yöntemiyle nasıl ölçülür?

Basit stok formülü şöyledir:

 

Aylık tüketim = Ay başı stok + Ay içinde alınan kahve − Ay sonu stok

 

Örneğin ay başında 8 kg kahveniz varsa, ay içinde 40 kg aldıysanız ve ay sonunda 6 kg kaldıysa:

 

8 + 40 − 6 = 42 kg gerçek aylık tüketim

 

Bir sonraki ay sipariş planı hazırlanırken bu 42 kg değerinin satışlardaki artış veya düşüşle birlikte değerlendirilmesi gerekir.

TUX Coffee sipariş miktarını belirlerken neden tek aya bakmamalısınız?

Kahve tüketimi her ay aynı olmayabilir. Özellikle kafelerde:

 

• mevsim,


• hava sıcaklığı,


• tatiller,


• hafta sonu yoğunluğu,


• özel kampanyalar,


• lokasyonun sezonu


•  

 

satış miktarını değiştirebilir.

 

Bu nedenle mümkünse son üç aylık gerçek tüketimin ortalamasını kullanmak, yalnız son aya göre sipariş vermekten daha güvenli olabilir.

Sezonluk işletmeler aylık siparişi nasıl hesaplamalı?

Sahil bölgesi, turistik otel veya sezonluk işletmelerde yıllık ortalama kullanmak yanıltıcı olabilir. Temmuz tüketimi ile ocak tüketimi aynı olmayabilir.

 

Bu tür işletmeler için önce benzer sezonun geçmiş verileri kullanılmalı, ardından haftalık gerçekleşen satışlara göre sipariş miktarı güncellenmelidir.

 

Tedarikçiyle sabit bir aylık miktar yerine değişken teslimat planı görüşmek daha uygun olabilir.

Ofis için aylık toptan kahve miktarı nasıl hesaplanır?

Ofislerde satış adedi yerine çalışanların günlük ortalama fincan tüketimi kullanılabilir.

 

Örneğin:

 

• 50 çalışan,


• kişi başı günlük ortalama 2 fincan,


• makinede fincan başına 9 gram kahve,


• ayda 22 çalışma günü


•  

 

varsayılırsa:

 

50 × 2 × 9 × 22 / 1.000 = 19,8 kg

 

teorik aylık kahve ihtiyacı oluşur.

 

Bu örnekte makinenin gerçek doz ayarı mutlaka kontrol edilmelidir. Tam otomatik makinelerde ürün ayarına göre kullanılan gramaj değişebilir.

Restoran için kahve tüketimi nasıl hesaplanır?

Restoranda kahve tüketimini masa sayısından hesaplamak yerine gerçek yemek sonrası kahve siparişi üzerinden ölçmek daha doğrudur.

 

Özellikle:

 

• espresso,


• americano,


• Türk kahvesi,


• filtre kahve


•  

 

ayrı ayrı değerlendirilebilir.

 

Eğer restoran hem espresso çekirdeği hem Türk kahvesi kullanıyorsa iki ürünün aylık stok planı ayrı yapılmalıdır.

Otel için hesap neden daha karmaşıktır?

Otellerde kahve tek bir noktada tüketilmeyebilir. Kahvaltı salonu, restoran, lobby bar, oda servisi ve toplantı alanları farklı kahve tüketimleri oluşturabilir.

 

Bu nedenle otel için aylık toptan kahve planında her servis noktası ayrı hesaplanıp sonra toplam alınmalıdır.

 

Örneğin:

 

• Kahvaltı: filtre veya tam otomatik kahve,


• Lobby: espresso bazlı içecekler,


• Toplantı: yüksek hacimli filtre kahve,


• Restoran: yemek sonrası espresso ve Türk kahvesi


•  

 

farklı stok kalemleri olarak izlenebilir.

Filtre kahve için aylık sipariş miktarı nasıl bulunur?

Filtre kahvede hesap espressoya göre farklı şekilde yapılabilir. Günlük kaç litre filtre kahve hazırlandığı ve kullanılan kahve-su oranı bilinmelidir.

 

Örneğin işletme günde toplam 500 gram filtre kahve kullanıyorsa ve ayda 30 gün açıksa:

 

0,5 kg × 30 = 15 kg aylık filtre kahve tüketimi

 

Espresso ve filtre kahve birlikte kullanılıyorsa miktarlar ayrı hesaplanıp toplam tedarik planına eklenmelidir.

Türk kahvesi için aylık miktar nasıl hesaplanır?

Türk kahvesinde de temel yöntem aynıdır:

 

Günlük fincan × fincan başına kullanılan gram × çalışma günü / 1.000

 

İşletmenin gerçek porsiyon reçetesi kullanıldığı sürece hesaplama oldukça nettir.

 

Türk kahvesi ile espresso ürünleri aynı stok kaleminde değerlendirilmemelidir; her ürün ayrı takip edilmelidir.

Aylık tüketimin tamamını tek seferde sipariş etmek gerekir mi?

Hayır. Aylık 60 kg tüketiyor olmanız mutlaka ayın ilk günü 60 kg kahve almanız gerektiği anlamına gelmez.

 

Örneğin aylık 60 kg tüketim için:

 

• ayda bir 60 kg,


• iki haftada bir 30 kg,


• haftalık yaklaşık 15 kg


•  

 

gibi farklı teslimat modelleri değerlendirilebilir.

 

Hangisinin daha mantıklı olduğu fiyat, lojistik, kavrum tarihi ve depolama alanına bağlıdır.

 

Bu nedenle toptan kahvede düzenli teslimat mı toplu stok mu daha mantıklı sorusu aylık tüketim hesaplandıktan sonraki adımdır.

Güvenlik stoğu ne kadar olmalı?

İşletmenin kahvesiz kalmaması için ana stok dışında küçük bir güvenlik stoğu tutulabilir. Ancak bunun sabit bir kilogramı yoktur.

 

Güvenlik miktarı şu faktörlere göre belirlenebilir:

 

• Tedarikçinin teslim süresi,


• Hafta sonu ve resmi tatiller,


• İşletmenin günlük tüketimi,


• Satışların ne kadar değişken olduğu,


• Alternatif ürün bulunup bulunmadığı.


•  

 

Örneğin günde 2 kg tüketen bir kafe ile günde 300 gram tüketen bir ofisin aynı güvenlik stoğunu tutması mantıklı değildir.

Fazla güvenlik stoğu neden problem yaratabilir?

Güvenlik stoğu, birkaç aylık ürün biriktirmek anlamına gelmemelidir. Gereksiz fazla stok:

 

• nakit bağlar,


• kavrum tarihinin ilerlemesine neden olur,


• depolama alanı kullanır,


• yeni blend veya ürün değişimini zorlaştırır.


•  

 

Özellikle espresso kahvesinde stok miktarı belirlenirken toptan kahve siparişinde kavurma tarihi dikkate alınmalıdır.

 

Kahvenin ne zaman yeniden sipariş edileceğini belirlemek, aylık toplam miktarı bilmek kadar önemlidir.

Yeniden sipariş noktası nasıl belirlenir?

Aylık toplam tüketimi öğrendikten sonra kahvenin hangi stok seviyesinde yeniden sipariş edileceğini belirlemek gerekir.

 

Basit mantık şudur:

 

Yeniden sipariş miktarı, tedarik süresi boyunca kullanılacak kahveyi karşılayacak seviyeden önce planlanmalıdır.

 

Örneğin günlük yaklaşık 2 kg tüketiyorsanız ve teslimatın hazırlanması birkaç gün sürüyorsa stok tamamen bitene kadar beklemek doğru değildir.

 

TUX Coffee'den düzenli tedarik planı görüşülürken teslimat periyodunun bilinmesi bu nedenle önemlidir.

Satışlar yüzde 20 artarsa sipariş miktarı nasıl güncellenir?

İşletme büyüdükçe eski sipariş miktarı yetersiz kalabilir.

 

Örneğin mevcut aylık gerçek tüketim 50 kg ise ve satışların yaklaşık yüzde 20 arttığı görülüyorsa yeni teorik ihtiyaç:

 

50 × 1,20 = 60 kg

 

seviyesine çıkabilir.

 

Ancak tek haftalık yoğunluk nedeniyle siparişi kalıcı biçimde artırmak yerine trendin birkaç dönem devam edip etmediği kontrol edilmelidir.

Kahve fiyatı düşüyor diye sipariş miktarı artırılmalı mı?

Yalnız fiyat nedeniyle tüketimin üzerinde stok yapmak genellikle doğru bir satın alma yaklaşımı değildir.

 

Örneğin aylık tüketiminiz 30 kg ise 120 kg alımda daha düşük kilogram fiyatı bulunması tek başına dört aylık stok yapmayı mantıklı hale getirmez.

 

Fiyat avantajı şu unsurlarla karşılaştırılmalıdır:

 

• Kavrum ve tazelik,


• Nakit akışı,


• Depolama,


• Ürün değiştirme esnekliği,


• Gerçek fincan maliyeti.


•  

TUX Coffee için pratik aylık sipariş hesap yöntemi

TUX Coffee'den toptan kahve talep ederken aşağıdaki beş adım yeterli bir başlangıç sağlar:

 

1. Son 30 günde kaç fincan kahve sattığınızı bulun.


2. Her fincanda kullanılan gerçek kahve gramajını belirleyin.


3. Teorik aylık tüketimi hesaplayın.


4. Depodan çıkan gerçek kilogramla karşılaştırın.


5. Teslimat süresine göre küçük bir güvenlik stoğu belirleyin.


6.  

 

Bu yöntem, “aylık kaç kg almalıyım?” sorusunu tahminden çıkarıp işletmenin gerçek kullanımına dayandırır.

TUX Coffee'ye teklif talebinde hangi bilgiler gönderilmeli?

Doğru miktar ve ürün değerlendirmesi için teklif talebinde şu bilgileri paylaşabilirsiniz:

 

• İşletme türü,


• İl ve ilçe,


• Aylık tahmini veya gerçek tüketim,


• Günlük ortalama fincan sayısı,


• Espresso reçetesinde kullanılan gramaj,


• Espresso, filtre veya Türk kahvesi ihtiyacı,


• Kullanılan makine ve değirmen,


• Tercih edilen teslimat sıklığı.


•  

 

Bu bilgiler TUX Coffee tarafında yalnız kilogram fiyatı değil, işletmenin tüketim düzenine uygun bir tedarik modeli değerlendirilmesini kolaylaştırır.

Aylık kahve siparişi için hızlı kontrol listesi

• ☐ Günlük ortalama fincan satışını çıkardım.


• ☐ Gerçek reçete gramajını tarttım.


• ☐ Aylık çalışma gününü hesaba kattım.


• ☐ Espresso, filtre ve Türk kahvesini ayrı hesapladım.


• ☐ Ay içinde gerçekten kaç kg kahve kullandığımı kontrol ettim.


• ☐ Operasyon firesini kendi verimden ölçtüm.


• ☐ Satışların sezonluk değişimini değerlendirdim.


• ☐ Teslimat süresine göre güvenlik stoğu ayırdım.


• ☐ Gereksiz yüksek stok oluşturmadım.


• ☐ Sipariş miktarını düzenli olarak yeniden kontrol ediyorum.


•  

Sık Sorulan Sorular

Günde 100 kahve satan kafe ayda kaç kg kahve kullanır?

Kullanılan gramaja bağlıdır. Örneğin her içecekte 18 gram kullanılıyor ve işletme 30 gün çalışıyorsa teorik tüketim yaklaşık 54 kg olur. Gerçek tüketim operasyon firesi nedeniyle farklı olabilir.

Ayda 20 kg kahve tüketmek için günde kaç fincan satmak gerekir?

Reçete gramajına ve çalışma gününe bağlıdır. Örneğin 18 gramlık reçetede 20 kg yaklaşık 1.111 porsiyonluk teorik çekirdek miktarına karşılık gelir. Bu sayı çalışma günlerine bölünerek günlük ortalama hesaplanabilir.

Yeni açılacak kafede ilk sipariş kaç kg olmalı?

Tek bir doğru miktar yoktur. Tahmini günlük satış ve reçete gramajından başlangıç hesabı yapılabilir; ancak ilk dönemde tüketimin üzerinde büyük stok yapmak yerine gerçek satışlara göre siparişi güncellemek daha kontrollüdür.

Fireyi aylık kahve siparişine dahil etmeli miyim?

Evet. Değirmen ayarı ve operasyon kaynaklı kayıplar gerçek çekirdek tüketiminin parçasıdır. Ancak sabit bir sektör oranı kullanmak yerine kendi işletmenizin gerçek tüketim verisinden hesaplamak daha doğrudur.

Aylık kahve ihtiyacını fincan sayısından mı stoktan mı hesaplamak daha doğru?

En iyi yöntem ikisini karşılaştırmaktır. Fincan hesabı teorik ihtiyacı, stok hareketi ise işletmenin gerçek tüketimini gösterir.

Toptan kahveyi aylık ihtiyacın tamamı kadar mı sipariş etmeliyim?

Şart değildir. Aylık toplam miktar haftalık veya iki haftalık teslimatlara bölünebilir. Tazelik, lojistik ve fiyat koşulları birlikte değerlendirilmelidir.

TUX Coffee'den aylık düzenli sipariş için nasıl teklif alabilirim?

Aylık tüketiminizi, günlük yaklaşık fincan sayınızı, kahvenin hangi ekipmanda kullanılacağını ve teslimat bölgenizi paylaşarak güncel toptan kahve ve teslimat koşullarının değerlendirilmesini isteyebilirsiniz.

Sonuç: Aylık siparişi tahminle değil gerçek tüketimle belirleyin

Toptan kahve alırken aylık sipariş miktarını hesaplamanın en doğru yolu, fincan adedi ile reçete gramajını birleştirip sonucu gerçek stok tüketimiyle karşılaştırmaktır. Böylece ne gereğinden fazla kahve alınır ne de yoğun servis sırasında ürün bitme riski oluşur.

 

İşletme büyüdükçe veya sezon değiştikçe bu hesap da güncellenmelidir. Aylık sipariş miktarı bir kez belirlenip yıllarca aynı bırakılacak sabit bir rakam değildir.

 

TUX Coffee'den işletmenize uygun toptan kahve planı oluşturmak için günlük fincan adedinizi, aylık tahmini tüketiminizi, espresso reçetenizi ve teslimat bölgenizi paylaşabilirsiniz. Böylece sipariş miktarı yalnız genel tahminle değil, işletmenizin gerçek kahve tüketimi ve teslimat ihtiyacına göre değerlendirilebilir.