Toptan kahve alım sözleşmesi nasıl yapılır?

 

Toptan kahve alım sözleşmesi; satıcı ile alıcı arasında kahvenin türünü, kalitesini, miktarını, fiyatını, paketleme şeklini, teslimat koşullarını, ödeme vadelerini ve tarafların sorumluluklarını belirleyen ticari anlaşmadır. Cafe, restoran, otel, ofis, bayi veya kendi markasıyla kahve satan işletmeler için sözlü siparişlere dayanmak yerine yazılı bir sözleşme hazırlamak; fiyat değişikliği, eksik teslimat, kalite uyuşmazlığı ve ödeme gecikmesi gibi riskleri azaltır.

 

 

Sözleşmede yalnızca “aylık 100 kg kahve alınacaktır” yazılması yeterli değildir. Hangi kahvenin alınacağı, ürünün çekirdek veya öğütülmüş olması, Arabica-Robusta oranı, kavrum profili, paket gramajı, minimum raf ömrü, teslimat günü, kargo sorumluluğu ve ayıplı ürün prosedürü açıkça tanımlanmalıdır. Private label veya fason üretim yapılacaksa etiket, ambalaj, barkod, marka kullanımı ve üretici bilgilerinin sorumluluğu da ayrıca düzenlenmelidir.

 

 

Türk Borçlar Kanunu’na göre sözleşme, tarafların karşılıklı ve birbirine uygun irade açıklamalarıyla kurulur. Kanunda özel bir şekil öngörülmeyen sözleşmeler genel olarak belirli bir şekle bağlı değildir; ancak ispat ve ticari risk yönetimi açısından toptan kahve alım sözleşmesinin yazılı hazırlanması daha güvenlidir. Taraflar sözleşmenin içeriğini kanuni sınırlar içinde serbestçe belirleyebilir.

 

 

Buradaki bilgiler genel ticari bilgilendirme niteliğindedir. Yüksek tutarlı, uzun süreli, dövize endeksli, özel üretimli veya cezai şart içeren sözleşmeler imzalanmadan önce metnin bir avukat tarafından tarafların gerçek iş modeline göre incelenmesi gerekir.

 

Toptan Kahve Alım Sözleşmesi Kısaca Nedir?

 

Toptan kahve alım sözleşmesi; kahvenin ürün özelliklerini, sipariş miktarını, fiyatını, teslimatını, ödeme koşullarını, kalite kontrolünü, iade prosedürünü ve sözleşmenin sona erme şartlarını yazılı hale getirir. Düzenli alımlarda çerçeve sözleşme hazırlanıp her sipariş için ek sipariş formu veya proforma kullanılabilir.

 

İçindekiler

• Toptan Kahve Alım Sözleşmesi Kısaca Nedir?
• Sözleşme Yapmak Neden Önemlidir?
• Taraf Bilgileri Nasıl Yazılmalıdır?
• Sözleşmenin Konusu ve Kahvenin Özellikleri
• Fiyat ve Fiyat Güncelleme Maddesi
• Sipariş, Teslimat ve Kargo Koşulları
• Ödeme, Vade ve Temerrüt Şartları
• Kalite Kontrolü, Ayıp İhbarı ve İade
• Fason Üretim, Etiket ve Marka Sorumluluğu
• Sözleşme Süresi, Fesih ve Mücbir Sebep
• Örnek Sözleşme Madde Yapısı
• Sık Sorulan Sorular
• Sonuç

 

Sözleşme Yapmak Neden Önemlidir?

 

Toptan kahve ticaretinde ürün fiyatları; döviz, yeşil kahve maliyeti, hasat, lojistik, ambalaj ve kavurma giderlerine göre değişebilir. Yazılı sözleşme bulunmadığında alıcı mevcut fiyatın belirli süre sabit olduğunu düşünürken satıcı yeni partiyle birlikte fiyatın değişeceğini varsayabilir. Bu uyuşmazlık, özellikle düzenli ve yüksek miktarlı siparişlerde ticari ilişkiyi bozabilir.

 

Sözleşmenin amacı taraflardan birini zor durumda bırakmak değil, iki tarafın da hangi şartlarda çalıştığını önceden bilmesini sağlamaktır. İyi hazırlanmış bir sözleşme sipariş sürecini yavaşlatmaz; aksine her siparişte aynı konuların tekrar konuşulmasını önler.

 

Sözlü anlaşmaların oluşturduğu riskler

 

Sözlü veya mesaj üzerinden verilen siparişlerde ürün çeşidi, teslim tarihi ve fiyat konusunda kayıt bulunabilir; fakat sözleşmenin tamamı net olmayabilir. Örneğin WhatsApp üzerinden “100 kg espresso gönderin” denildiğinde aşağıdaki konular belirsiz kalabilir:

 

• Hangi espresso harmanı gönderilecektir?
• Kahve çekirdek mi, öğütülmüş mü olacaktır?
• Arabica ve Robusta oranı nedir?
• Kavrum tarihi hangi aralıkta olacaktır?
• 1 kg mı, 5 kg mı paketlenecektir?
• Kargo veya ambar ücretini kim ödeyecektir?
• Eksik veya hasarlı teslimatta nasıl işlem yapılacaktır?
• Fiyat KDV dahil mi, hariç mi olacaktır?

 

 

Bu nedenle düzenli alım yapan işletmeler için bir ana çerçeve sözleşme hazırlanması ve her siparişin yazılı sipariş formu, e-posta, proforma veya cari hesap mutabakatıyla kayıt altına alınması daha sağlıklıdır.

 

Çerçeve sözleşme modeli

 

Çerçeve sözleşme, tarafların genel çalışma koşullarını belirler. Ürün, miktar ve teslim tarihleri ise her siparişte ayrıca düzenlenebilir. Böylece kahve çeşidi veya sipariş miktarı değiştiğinde sözleşmenin tamamını yeniden hazırlamak gerekmez.

 

Düzenli cafe, restoran ve kurumsal alımlarda kahve tedarikçiliği modeli; ürün seçimi, teslimat sıklığı ve stok planıyla birlikte yazılı hale getirilebilir. Otel ve restoran gibi toplu tüketim işletmelerinde ise HORECA kahve tedariki koşulları servis noktalarına göre ayrı düzenlenebilir.

 

Taraf Bilgileri Nasıl Yazılmalıdır?

 

Sözleşmenin ilk bölümünde satıcı ve alıcının kimliği açıkça belirtilmelidir. Ticari unvanların eksik veya hatalı yazılması, ileride fatura, tebligat ve alacak takibi konusunda sorun çıkarabilir. Şahıs işletmelerinde işletme sahibinin adı ve ticari unvanı; şirketlerde ise ticaret sicilinde kayıtlı tam unvan kullanılmalıdır.

 

Satıcı ve alıcı için yazılması gereken bilgiler

 

• Tam ticari unvan
• Vergi dairesi ve vergi numarası
• MERSİS numarası bulunuyorsa MERSİS numarası
• Ticaret sicil numarası
• Merkez ve teslimat adresleri
• Telefon ve kurumsal e-posta adresi
• KEP adresi bulunuyorsa KEP adresi
• Yetkili kişinin adı, görevi ve imza yetkisi
• Ödeme yapılacak banka ve IBAN bilgisi

 

Sözleşmeyi imzalayan kişinin şirketi temsil etme yetkisi kontrol edilmelidir. Satın alma personeli sipariş vermeye yetkili olabilir; ancak uzun süreli sözleşme, cezai şart veya teminat taahhüdü imzalama yetkisine sahip olmayabilir. Gerekli durumlarda imza sirküsü veya yetki belgesi istenmelidir.

 

Tebligat ve bildirim adresi

 

Fiyat değişiklikleri, sipariş iptalleri, ayıp bildirimleri ve fesih ihbarlarının hangi kanaldan yapılacağı sözleşmede belirtilmelidir. E-posta, KEP, noter veya yazılı teslim yöntemlerinden hangilerinin geçerli bildirim sayılacağı açıkça yazılabilir.

 

Tacirler arasında fatura veya sözlü anlaşmayı doğrulayan teyit yazısı bakımından sekiz günlük itiraz süreleri önem taşıyabilir. Türk Ticaret Kanunu’nun 21’inci maddesi, fatura içeriğine ve sözlü ya da elektronik yollarla yapılan anlaşmaları doğrulayan teyit yazılarına ilişkin sekiz günlük itiraz düzenlemesi içerir.

 

Sözleşmenin Konusu ve Kahvenin Özellikleri

 

Sözleşmenin en önemli bölümü ürün tanımıdır. “Kavrulmuş kahve” veya “espresso kahvesi” gibi genel ifadeler yeterli değildir. Kahvenin teknik ve ticari özellikleri mümkün olduğu kadar ölçülebilir şekilde yazılmalıdır.

 

Ürün tanımında bulunması gereken bilgiler

 

Özellik	Sözleşmede Nasıl Yazılabilir?	Neden Önemlidir?
Ürün türü	Espresso blend, filtre kahve, Türk kahvesi veya Single Origin	Yanlış ürün gönderimini önler.
Çekirdek yapısı	Yüzde Arabica ve Robusta oranı veya menşe bilgisi	Harmanın değiştirilmesini sınırlar.
Kavrum profili	Açık, orta, orta-koyu veya onaylı referans numune	Lezzet tutarlılığını sağlar.
Öğütüm	Çekirdek, espresso, filtre, French press veya Türk kahvesi öğütümü	Ürünün kullanım amacını netleştirir.
Paket gramajı	250 g, 500 g, 1 kg, 5 kg veya projeye özel gramaj	Paket adedi ve maliyeti belirler.
Ambalaj	Valfli, bariyerli, baskılı veya etiketli ambalaj	Tazelik ve marka sunumunu etkiler.
Tarih bilgisi	Kavrum tarihi ve teslimatta bulunması gereken minimum kalan süre	Eski stok teslimini önler.
Parti bilgisi	Her üretimin izlenebilir parti numarasıyla teslim edilmesi	Şikâyet ve geri çağırma sürecini kolaylaştırır.

 

Referans numune kullanımı

 

Kahvenin lezzeti yalnızca yazılı ifadelerle tam olarak tanımlanamayabilir. “Çikolatalı, dengeli ve gövdeli” gibi ifadeler kişiden kişiye değişebilir. Bu nedenle sözleşme öncesinde onaylanan bir referans numune veya reçete oluşturulabilir.

 

Sözleşmede, teslim edilecek ürünün onaylı numuneye makul ölçüde uygun olması gerektiği yazılabilir. Kahve tarımsal ürün olduğu için her hasadın tamamen aynı tat vermesi mümkün olmayabilir. Bu nedenle sözleşme, doğal ürün farklılıklarını dikkate alırken belirgin kalite değişikliklerine karşı alıcıyı korumalıdır.

 

 

Kendi cafesine özel ürün isteyen işletmeler özel blend ve reçete geliştirme sürecinde oluşturulan ürün spesifikasyonunu sözleşme eki haline getirebilir.

 

Ürün değişikliği yasağı

 

Satıcının ham madde bulunamadığında haber vermeden başka menşe veya farklı oran kullanması istenmiyorsa bu durum açıkça yazılmalıdır. Alternatif ürün kullanılabilmesi için alıcının yazılı onayı şart koşulabilir.

 

Örneğin şu mantık kullanılabilir: “Ürünün harman yapısı, menşei veya temel kavrum profili alıcının yazılı onayı olmaksızın değiştirilemez. Zorunlu ham madde değişiklikleri, üretimden önce alıcıya bildirilir ve numune onayı alınır.”

 

Fiyat ve Fiyat Güncelleme Maddesi

 

Kahve fiyatları dönemsel olarak değişebildiği için sözleşmenin fiyat maddesi açık hazırlanmalıdır. Fiyatın ne kadar süre geçerli olduğu, KDV’nin dahil olup olmadığı, paketleme ve kargonun fiyata dahil edilip edilmediği belirtilmelidir.

 

Sabit fiyat modeli

 

Taraflar belirli bir dönem için sabit kilogram fiyatı belirleyebilir. Örneğin fiyatın üç ay geçerli olacağı ve bu süre içinde değiştirilemeyeceği yazılabilir. Sabit fiyat alıcıya bütçe güvenliği sağlar; satıcı ise olası maliyet artışını fiyat teklifine yansıtabilir.

 

Dönemsel fiyat güncellemesi

 

Uzun süreli sözleşmelerde fiyatın aylık, üç aylık veya altı aylık dönemlerde güncelleneceği belirlenebilir. “Piyasa koşullarına göre fiyat değiştirilebilir” gibi belirsiz ifadeler yerine objektif bir yöntem yazılmalıdır.

 

Fiyat güncelleme yönteminde şu unsurlar kullanılabilir:

 

 

• Belirli tarihteki döviz kuru
• Yeşil kahve yeni stok maliyeti
• Ambalaj ve lojistik gideri
• Asgari bildirim süresi
• Yeni fiyatın başlayacağı sipariş tarihi
• Alıcının yeni fiyatı kabul etmemesi halinde fesih hakkı

 

 

Dövize bağlı veya yabancı para üzerinden yapılacak sözleşmelerde güncel kambiyo ve ödeme mevzuatı ayrıca değerlendirilmelidir. Bu tür hükümler muhasebeci ve avukat kontrolü olmadan kopyalanmamalıdır.

 

Fiyat maddesi örneği

 

“Ürün fiyatları Ek-2 Fiyat Listesi’nde gösterilmiştir. Fiyatlar KDV hariçtir ve belirtilen tarihe kadar geçerlidir. Satıcı, maliyet değişiklikleri nedeniyle fiyat güncellemesi yapacaksa yeni fiyatı yürürlük tarihinden en az 15 gün önce yazılı olarak bildirir. Bildirimden önce kesinleşmiş siparişler eski fiyat üzerinden tamamlanır.”

 

Bu örnek genel bir yapı gösterir. Bildirim süresi, sabit fiyat dönemi ve siparişlerin hangi tarihte kesinleştiği tarafların iş modeline göre düzenlenmelidir.

 

Sipariş, Teslimat ve Kargo Koşulları

 

Sözleşmede siparişin nasıl verileceği ve ne zaman kesinleşeceği belirlenmelidir. Telefonla verilen siparişlerin daha sonra e-posta veya sipariş formuyla teyit edilmesi, yanlış miktar ve ürün riskini azaltır.

 

Minimum sipariş miktarı

 

Satıcı minimum kilogram veya minimum paket adedi uyguluyorsa sözleşmede açıkça yazılmalıdır. Private label üretimde kahve miktarı dışında ambalaj ve etiket minimumları da bulunabilir.

 

Minimum siparişin altında kalan siparişlerde ek paketleme veya sevkiyat bedeli uygulanacaksa bu tutar da önceden belirtilmelidir. Alıcı, sipariş verdikten sonra beklemediği ek maliyetlerle karşılaşmamalıdır.

 

Üretim ve teslim süresi

 

Standart stok ürün ile markaya özel üretilen kahvenin teslim süresi aynı değildir. Hazır ürün birkaç iş gününde gönderilebilirken özel kavrum, öğütüm, paketleme ve etiketleme daha uzun sürebilir.

 

Sözleşmede aşağıdaki süreler ayrı ayrı yazılabilir:

 

 

• Sipariş onay süresi
• Üretim süresi
• Kargoya veya ambara teslim süresi
• Tahmini taşıma süresi
• Acil sipariş koşulları
• Gecikme halinde bildirim yöntemi

 

Kargo ve hasar sorumluluğu

 

Kargonun satıcıya mı alıcıya mı ait olduğu açıkça belirtilmelidir. Ayrıca ürünün kargo firmasına teslim edilmesiyle mi, alıcının adresinde teslim alınmasıyla mı satıcının sorumluluğunun sona ereceği düzenlenmelidir.

 

Kolilerin ezilmesi, paketlerin patlaması, ürünün ıslanması veya eksik koli gelmesi durumunda tutanak tutulması istenebilir. Alıcının taşıma hasarını teslim sırasında fotoğraf ve tutanakla kayıt altına alması, uyuşmazlığın daha hızlı çözülmesini sağlar.

 

 

Ürün ve teslimat planı oluşturmak isteyen işletmeler toptan kahve seçeneklerini sipariş miktarı ve paket gramajına göre değerlendirebilir. Profesyonel bar kullanımı için coffee shop kahveleri, ofis tüketimi için ise ofis ve ev kahveleri ayrı sipariş planına bağlanabilir.

 

Ödeme, Vade ve Temerrüt Şartları

 

Ödeme maddesinde yalnızca toplam tutarın değil, ödeme zamanının ve yönteminin de yazılması gerekir. Peşin ödeme, kısmi ön ödeme, teslimatta ödeme veya vadeli cari hesap modellerinden hangisinin kullanılacağı belirlenmelidir.

 

Ödeme modelleri

 

Ödeme Modeli	Uygulama	Sözleşmede Yazılması Gerekenler
Peşin ödeme	Siparişten önce tamamı ödenir	Üretimin ödemenin hangi aşamasında başlayacağı
Ön ödeme	Belirli oran siparişte, kalan tutar teslimden önce veya sonra ödenir	Ön ödeme oranı ve kalan tutarın vadesi
Vadeli ödeme	Fatura tarihinden itibaren belirli gün içinde ödeme	Vade günü, limit, teminat ve gecikme sonucu
Cari hesap	Düzenli siparişler dönemsel olarak kapatılır	Cari limit, mutabakat ve ödeme takvimi
Kredi kartı	Tek çekim veya taksitli ödeme	Komisyonun fiyata dahil olup olmadığı

 

Vade ve temerrüt

 

Ödemenin hangi tarihte vadesinin dolacağı net olmalıdır. “Ürün tesliminden sonra ödeme yapılacaktır” ifadesi yerine “fatura tarihinden itibaren 14 gün içinde” gibi ölçülebilir bir süre kullanılmalıdır.

 

Gecikme halinde uygulanacak temerrüt faizi, yeni siparişlerin durdurulması, cari limitin kapatılması ve tahsilat giderlerinin sorumluluğu hukuka uygun biçimde düzenlenmelidir. Özellikle tacirler arasındaki sözleşmelerde cezai şart ve gecikme hükümleri imzalanmadan önce dikkatle değerlendirilmelidir.

 

Teminat

 

Yüksek tutarlı ve vadeli çalışmalarda banka teminat mektubu, çek, senet, kredi kartı provizyonu veya belirli tutarda depozito istenebilir. Teminatın hangi borçları güvence altına aldığı ve ne zaman iade edileceği açıkça yazılmalıdır.

 

Kalite Kontrolü, Ayıp İhbarı ve İade

 

Gıda ürünlerinde iade ve ayıp prosedürü genel ticari ürünlerden daha ayrıntılı düzenlenmelidir. Kahve paketinin açılması, yanlış saklama, öğütüm ayarı veya makine temizliği de fincan sonucunu etkileyebilir. Bu nedenle ürün kaynaklı kusur ile kullanım kaynaklı sorun birbirinden ayrılmalıdır.

 

Teslim sırasında kontrol

 

Alıcı teslim sırasında koli sayısını, paketlerin fiziksel durumunu, ürün adını, gramajı, parti numarasını ve tarih bilgilerini kontrol etmelidir. Eksik koli veya görünür hasar varsa teslim tutanağına yazılmalıdır.

 

Tacirler arasındaki satışlarda, teslim sırasında açıkça görülen ayıpların iki gün içinde bildirilmesi; açıkça görülmeyen ayıplarda ise malın sekiz gün içinde incelenmesi veya incelettirilmesi ve tespit edilen ayıbın bu süre içinde satıcıya ihbar edilmesi önem taşır. Gizli ayıplarda Türk Borçlar Kanunu hükümleri ayrıca uygulanır.

 

Duyusal kalite şikâyeti

 

Kahvenin “beğenilmemesi” ile sözleşmeye aykırı olması aynı durum değildir. Ürün önceden numuneyle onaylandıysa kalite değerlendirmesi onaylanan numune, reçete ve ürün spesifikasyonuna göre yapılmalıdır.

 

Şikâyet halinde aşağıdaki bilgiler istenebilir:

 

 

• Ürün ve parti numarası
• Kavrum veya paketleme tarihi
• Paketin açıldığı tarih
• Saklama koşulları
• Kullanılan makine ve değirmen
• Doz, çıktı ve espresso süresi
• Fotoğraf veya video
• Kalan numune miktarı

 

İade ve değişim yöntemi

 

Ayıplı olduğu doğrulanan ürünün yenisiyle değiştirilmesi, bedel indirimi, eksik miktarın tamamlanması veya bedelin iadesi seçenekleri sözleşmede düzenlenebilir. Açılmış ve doğru ürün olduğu halde yalnızca ticari tercih nedeniyle iade edilmek istenen gıda ürünlerinde uygulanacak yöntem ayrıca belirlenmelidir.

 

İade edilen ürünlerin yeniden satışa sunulup sunulamayacağı gıda güvenliği açısından değerlendirilmelidir. Açılmış, saklama koşulları bilinmeyen veya ambalaj bütünlüğü bozulmuş kahvenin tekrar satışa verilmesi uygun olmayabilir.

 

Fason Üretim, Etiket ve Marka Sorumluluğu

 

Kahve alımı alıcının kendi markasıyla yapılacaksa standart toptan satış sözleşmesi yeterli olmayabilir. Fason üretim ve private label süreçlerinde marka, tasarım, etiket, barkod, ambalaj stoğu ve mevzuat sorumluluğu ayrıntılı düzenlenmelidir.

 

Etiket sorumluluğu

 

Sözleşmede etiket metnini kimin hazırlayacağı, kimin onaylayacağı ve yanlış bilgiden kimin sorumlu olacağı belirtilmelidir. Alıcı kendi tasarımını gönderiyorsa üretici tasarımın görsel veya marka haklarından sorumlu olmadığını belirtebilir. Üretici etiket metnini hazırlıyorsa alıcıdan ürün ve firma bilgilerini yazılı olarak istemelidir.

 

Gıda etiketlerinde zorunlu bilgilerin doğru, açık ve tüketiciyi yanıltmayacak şekilde sunulması gerekir. 2024 ve 2026 döneminde yapılan güncellemelerle gıdanın adı, net miktar, temel görüş alanı ve tüketici bilgilendirmesi konusunda yeni uygulama tarihleri belirlenmiştir. İşletmelerin 31 Aralık 2026’ya kadar ilgili etiketleme değişikliklerine uyum sağlamaları gereken hükümler bulunmaktadır.

 

Parti ve izlenebilirlik

 

Her üretimin hangi partiye ait olduğu takip edilebilmelidir. Parti numarası; şikâyet, laboratuvar analizi, ürün geri çağırma veya kalite incelemesi gerektiğinde ilgili üretimin belirlenmesini sağlar. 2026/11 sayılı Tebliğ, gıdanın ait olduğu partiyi tanımlayan işaret veya numaralara ilişkin esasları düzenlemektedir.

 

Ambalaj mülkiyeti

 

Alıcı adına özel baskılı ambalaj üretilmişse kullanılmayan ambalajların kime ait olduğu, nerede saklanacağı ve sözleşme sona erdiğinde ne yapılacağı yazılmalıdır. Özel ambalajlar başka bir müşteride kullanılamayacağı için stok maliyeti önemlidir.

 

Marka ve reçete hakları

 

Özel blend geliştirildiğinde reçetenin kime ait olduğu açıkça düzenlenmelidir. Üreticinin mevcut standart harmanı alıcının etiketiyle satılıyorsa reçete üreticiye ait kalabilir. Tamamen alıcı için geliştirilen ve geliştirme bedeli ödenen özel reçetelerde kullanım veya münhasırlık şartları farklı belirlenebilir.

 

Kendi markasıyla ürün satmak isteyen işletmeler fason kahve üretimi veya beyaz etiket kahve üretimi anlaşmalarında bu maddeleri standart toptan satış hükümlerine eklemelidir.

 

Sözleşme Süresi, Fesih ve Mücbir Sebep

 

Sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihi yazılmalıdır. Belirli süreli veya belirsiz süreli çalışma modeli tercih edilebilir. Otomatik yenileme kullanılacaksa tarafların ne kadar önce fesih bildirimi yapması gerektiği belirtilmelidir.

 

Olağan fesih

 

Taraflar belirli bir bildirim süresiyle sebep göstermeden sözleşmeyi sona erdirebilir. Ancak kesinleşmiş siparişler, özel üretilmiş ambalajlar, ödenmemiş faturalar ve teslim edilmemiş ürünler bakımından uygulanacak yöntem ayrıca yazılmalıdır.

 

Haklı nedenle fesih

 

Aşağıdaki durumlar haklı fesih nedeni olarak düzenlenebilir:

 

• Ödemelerin sürekli geciktirilmesi
• Ürünün sürekli kalite standardına aykırı teslim edilmesi
• İzinsiz marka veya ambalaj kullanımı
• Gıda güvenliğini tehlikeye atan üretim
• Taraflardan birinin faaliyetini durdurması
• Gizlilik veya münhasırlık hükümlerinin ihlali
• Belirlenen sürede ihlalin giderilmemesi

 

Mücbir sebep

 

Doğal afet, savaş, ithalat engeli, salgın, grev, liman kapanması, kamu otoritesi kararı veya tarafların kontrolü dışında gelişen ciddi tedarik kesintileri mücbir sebep kapsamında düzenlenebilir.

 

Mücbir sebep maddesi satıcıya sınırsız gecikme hakkı vermemelidir. Olayın kaç gün içinde bildirileceği, etkilerinin azaltılması için ne yapılacağı ve belirli süreyi aşan gecikmede tarafların fesih hakkı açıkça belirtilmelidir.

 

Uyuşmazlık çözümü

 

Sözleşmede uygulanacak hukuk, yetkili mahkeme veya arabuluculuk süreci düzenlenebilir. Ticari uyuşmazlıklarda dava şartı arabuluculuk dahil güncel usul kuralları bulunduğundan, yetki ve uyuşmazlık maddesi avukat kontrolüyle hazırlanmalıdır.

 

Örnek Sözleşme Madde Yapısı

 

Aşağıdaki yapı doğrudan imzalanacak hukuki metin değil, toptan kahve alım sözleşmesinde bulunabilecek bölümlerin kontrol listesidir:

 

Madde	Başlık	İçerik
1	Taraflar	Ticari unvanlar, adresler, vergi ve yetkili bilgileri
2	Sözleşmenin konusu	Toptan kahve satışı, düzenli tedarik veya fason üretim kapsamı
3	Ürün özellikleri	Kahve türü, reçete, kavrum, öğütüm, paket ve tarih şartları
4	Sipariş yöntemi	Minimum sipariş, sipariş onayı ve değişiklik süresi
5	Fiyat	Kg veya paket fiyatı, KDV, paketleme ve fiyat güncelleme yöntemi
6	Ödeme	Peşinat, vade, banka bilgileri, cari limit ve temerrüt
7	Teslimat	Teslim yeri, süre, kargo, ambar ve taşıma hasarı
8	Kalite kontrolü	Numune, kabul kriterleri, inceleme ve şikâyet prosedürü
9	İade ve değişim	Ayıplı, eksik veya hasarlı ürünlerde uygulanacak yöntem
10	Etiket ve marka	Private label sorumlulukları, tasarım, barkod ve fikrî haklar
11	Gizlilik	Fiyat, müşteri, reçete ve ticari bilgilerin korunması
12	Sözleşme süresi	Başlangıç, yenileme, olağan ve haklı fesih
13	Mücbir sebep	Tedarik kesintisi ve kontrol dışı olaylarda uygulanacak yöntem
14	Uyuşmazlık	Bildirim, arabuluculuk ve yetkili merci
15	Ekler ve imza	Ürün listesi, fiyat listesi, numune formu ve imzalar

 

Sözleşmenin ekleri

 

Ana sözleşmeyi gereğinden fazla uzatmak yerine değişken bilgiler eklerde tutulabilir. En sık kullanılan ekler şunlardır:

 

• Ek-1 Ürün ve Teknik Özellikler Listesi
• Ek-2 Güncel Fiyat Listesi
• Ek-3 Teslimat ve Sipariş Takvimi
• Ek-4 Onaylı Etiket ve Ambalaj Tasarımı
• Ek-5 Referans Numune veya Tadım Onay Formu
• Ek-6 Yetkili Sipariş ve İletişim Kişileri
• Ek-7 Makine Tahsis veya Kiralama Protokolü

 

 

Kahve tedariğiyle birlikte makine veriliyorsa ana sözleşmeye ayrıca kahve makinesi kiralama veya tahsis protokolü eklenmelidir. Makinenin mülkiyeti, bakım sorumluluğu, aylık kahve alımı ve sözleşme sonunda iade koşulları bu protokolde düzenlenir.

 

Sık Sorulan Sorular

Toptan kahve alım sözleşmesi yapmak zorunlu mudur?

 

Standart bir toptan kahve satışı için her durumda özel yazılı sözleşme zorunluluğu bulunmayabilir. Ancak yüksek miktarlı, vadeli, düzenli veya private label alımlarda yazılı sözleşme yapmak ispat, fiyat ve kalite yönetimi açısından önemlidir.

 

Sözleşme noter onaylı olmak zorunda mı?

 

Standart ticari kahve alım sözleşmesinin kural olarak noter onaylı olması gerekmez. Tarafların yetkili temsilcileri tarafından imzalanan yazılı sözleşme kullanılabilir. Ancak özel teminat, taşınır rehni veya farklı hukuki işlemler bulunuyorsa ek şekil şartları doğabilir.

 

E-posta üzerinden yapılan sözleşme geçerli olur mu?

 

Tarafların açık ve uyumlu irade açıklamaları e-posta ve elektronik iletişim yoluyla da oluşabilir. Ancak imza, yetki, metnin değişmezliği ve ispat konuları önemlidir. Yüksek tutarlı ticari ilişkilerde güvenli elektronik imza, KEP veya fiziksel imzalı sözleşme tercih edilebilir.

 

Sözleşmede kahve fiyatı sabitlenebilir mi?

 

Evet. Taraflar fiyatı belirli süre için sabitleyebilir. Uzun süreli anlaşmalarda maliyet değişiklikleri nedeniyle dönemsel fiyat güncelleme formülü de kullanılabilir. Fiyat değişikliğinin ne kadar önce bildirileceği ve kesinleşmiş siparişlere uygulanıp uygulanmayacağı açıkça yazılmalıdır.

 

Döviz yükselirse satıcı fiyatı doğrudan değiştirebilir mi?

 

Bu durum sözleşmedeki fiyat maddesine bağlıdır. Satıcıya sınırsız ve tek taraflı fiyat değiştirme yetkisi veren belirsiz hükümler uyuşmazlık doğurabilir. Döviz veya maliyet değişimine bağlı güncelleme yapılacaksa hesap yöntemi, tarih ve bildirim süresi belirlenmelidir.

 

Kahve kalitesi sözleşmede nasıl tanımlanır?

 

Kahvenin türü, menşei, harman oranı, kavrum profili, öğütüm, paket gramajı ve onaylı referans numunesi kullanılabilir. Tadım notları tek başına yeterli olmayabilir. Teknik ürün formu ve numune onayı sözleşme eki yapılmalıdır.

 

Ayıplı kahve kaç gün içinde bildirilmelidir?

 

Tacirler arasındaki ticari satışta teslim sırasında açıkça görülen ayıplar iki gün içinde bildirilmelidir. Açıkça görülmeyen ayıplarda alıcı ürünü teslimden sonra sekiz gün içinde incelemek veya incelettirmek ve tespit edilen ayıbı bu süre içinde ihbar etmekle yükümlüdür. Gizli ayıplar bakımından farklı hükümler uygulanabilir.

 

Açılan kahve paketi iade edilir mi?

 

Ürün ayıplı veya yanlış değilse açılmış gıda paketlerinin iadesi sözleşmeye ve ürünün durumuna göre sınırlandırılabilir. Ayıp iddiası varsa parti numarası, saklama koşulu ve kalan ürün incelenmelidir. İade prosedürü sözleşmede önceden yazılmalıdır.

 

Kargo hasarından kim sorumludur?

 

Sorumluluk teslim ve taşıma maddesine göre belirlenir. Satıcı adrese sağlam teslim taahhüt etmişse farklı, ürünün alıcının anlaşmalı ambarına teslimiyle sorumluluğun geçtiği modelde farklı sonuç doğabilir. Hasar teslim sırasında tutanak ve fotoğrafla kayıt altına alınmalıdır.

 

Private label üretimde etiket sorumluluğu kimdedir?

 

Sorumluluk sözleşmede açıkça paylaşılmalıdır. Etiket tasarımını ve metnini alıcı sağlıyorsa marka, görsel ve beyan sorumluluğu alıcıya bırakılabilir. Üretici ise kendi kayıt, üretim, parti ve mevzuat kapsamındaki sorumluluklarını yerine getirmelidir.

 

Minimum sipariş şartı sözleşmeye yazılmalı mı?

 

Evet. Minimum kg, paket adedi veya aylık alım taahhüdü açıkça yazılmalıdır. Minimum alımın altında kalan siparişlerde ek bedel uygulanacaksa bunun miktarı da belirtilmelidir.

 

Sözleşmeden erken çıkılırsa ne olur?

 

Erken fesih sonucu sözleşmede düzenlenmelidir. Kesinleşmiş siparişler, özel üretilmiş ambalajlar, makineler, teminatlar ve ödenmemiş faturalar için uygulanacak yöntem açıkça yazılmalıdır. Cezai şart hükümleri avukat tarafından incelenmelidir.

 

Toptan kahve sözleşmesini kim hazırlamalıdır?

 

İlk ticari şartlar satıcı ve alıcı tarafından belirlenebilir. Ancak sözleşmenin hukuki metni, özellikle vadeli satış, cezai şart, özel üretim, makine tahsisi ve yüksek tutarlı alım içeriyorsa ticaret hukuku alanında çalışan bir avukat tarafından hazırlanmalı veya kontrol edilmelidir.

 

Sonuç

 

Toptan kahve alım sözleşmesi hazırlanırken taraf bilgileri, ürün özellikleri, fiyat, sipariş, teslimat, ödeme, kalite kontrolü, ayıp bildirimi, iade, etiket sorumluluğu, sözleşme süresi ve fesih şartları açık biçimde düzenlenmelidir. Sadece kilogram miktarı ve fiyat yazan kısa bir metin, düzenli ticari ilişkilerde ortaya çıkabilecek riskleri karşılamaz.

 

En kullanışlı model; genel koşulların bulunduğu bir çerçeve sözleşme ile değişken ürün ve fiyat bilgilerinin yer aldığı eklerden oluşur. Böylece fiyat listesi, ürün çeşidi veya aylık sipariş miktarı değiştiğinde ana sözleşmenin tamamının yeniden imzalanması gerekmez. Her siparişin e-posta, proforma veya sipariş formuyla teyit edilmesi de kayıt düzenini güçlendirir.

 

 

Kahve tarımsal ve duyusal bir ürün olduğu için sözleşmede referans numune, kavrum profili, parti takibi ve kabul kriterleri özellikle önemlidir. Private label üretimde ambalaj stoğu, etiket onayı, barkod, marka hakları ve özel reçetenin kullanım şartları ayrıca yazılmalıdır.

 

 

Toptan kahve, özel blend, düzenli sevkiyat veya markaya özel üretim için teklif alınırken sözleşme kapsamının baştan belirlenmesi gerekir. Ürün ve tedarik seçenekleri için toptan kahve kategorisi incelenebilir; fason üretim, düzenli sipariş ve numune sürecini görüşmek için Tux Coffee ile iletişime geçilebilir.